Löner och utbetalningar
- Så här fungerar lönerna i företaget
Uppdaterad: 2017-03-05
Skrivet av: Robin Moe, Skattejurist.
Utöver din grundlön kan du även ha rätt till andra ersättningar för ditt nedlagda arbete. Nedanför hittar du en översikt över några av de vanligaste ersättningsformerna.
Löneutbetalning
I Sverige är det vanligaste att de anställda har antingen timlön eller månadslön. Denna lön betalas som regel ut till den anställde en gång i månaden. I Sverige sker ofta löneutbetalningen lite i förskott, kring den 25:e varje månad. Lön kan dock även betalas i efterskott. Detta är exempelvis vanligt om man vill kunna använda beskattningsreglerna enligt SINK (särskild skatt för utomlands bosatta).
För de flesta anställda är det av största vikt att lönen betalas ut regelbundet varje månad. Nästan alla har återkommande kostnader som ska betalas genom autogiro eller fakturor. Det är därför en viktig trygghet för den anställde att kunna förlita sig på att lönen betalas ut som den ska varje månad.
Lön till den anställde kan betalas ut på flera olika sätt. Vanligt är att lönen betalas ut antingen kontant, via plusgiro eller genom banköverföring. De flesta internetbanker har program som kan läsa av de lönefiler du skapar i ditt löneprogram.
Lönespecifikation (lönespec)
En lönespecifikation är en förklaring på hur mycket som utbetalats och hur arbetsgivaren har gjort löneberäkningen. Vi rekommenderar att alltid skicka med en lönespecifikation vid varje utbetalning. Lönespecifikationen ska göra det enkelt för den anställde att kontrollera att lönen beräknats fram på korrekt sätt. En lönespec ska därför vara så pedagogiskt upplagd som möjligt.
En lönespecifikation fungerar även som en säkerhet för den anställde eftersom de fungerar som bevis på att arbetsgivaren har dragit skatt på din lön. Om arbetsgivaren inte har dragit skatt på lönen riskerar istället den anställde att behöva göra dessa inbetalningar såvida inte han kan uppvisa sina lönespecar för Skatteverket. Du kan även använda lönespecarna som bevis för att begära omprövning hos Skatteverket om du upptäcker att någonting inte stämmer. Lönespecar bör sparas i minst sex år, dvs så lång tid som Skatteverket kan ändra din skatt i efterhand.
Arbetstid
I Sverige är arbetstiden till viss del reglerad i arbetstidslagen (1982:673). Där framgår att den ordinarie arbetstiden högst får vara 40 timmar i veckan. Under särskilda förhållanden kan dock den ordinarie arbetstiden beräknas på ett genomsnitt om 40 timmar i veckan under en fyraveckorsperiod.
Arbetstiden får dock högst uppgå till 48 timmar i veckan under en period om maximalt fyra månader. I begreppet arbetstid inräknas ordinarie arbetstid, övertid, jourtid, nödfallsövertid och mertidsövertid vid deltidsanställning. Vid beräkningen av arbetstiden ska även inräknas semestertid och sjukfrånvaro om den anställde skulle ha arbetat under frånvaron.
I Kollektivavtal kan man förlänga fyramåndersgränsen till att istället gälla under ett helt år. Man kan även genom centrala kollektivavtal reglera bort de flesta begränsningar gällande arbetstid då arbetstidslagen till stor del är dispositiv. När en lagstiftning är dispositiv innebär det att reglerna i lagstiftningen går att avtala bort.
Lönetillägg
Ett lönetillägg kan förhandlas fram genom centrala kollektivavtal eller direkt i den anställdes kontrakt. Om inte företaget är bundet av ett kollektivavtal är det därför upp till arbetsgivaren och den anställde att avtala fritt om hur de vill hantera lönetillägg. Lönetillägg är ett begrepp som innefattar;
- Övertidsersättning
- Ersättning för obekväm arbetstid (OB-tillägg)
- Jourersättning
- Beredskapsersättning
- Restidsersättning
Övertidsersättning
Allt arbete utöver den vanliga arbetstiden är övertidsarbete. Grundregeln i kollektivavtalen är att den anställde ska utföra sitt arbete under den normala arbetstiden. I vissa branscher finns dock hög- och lågsäsonger vilket gör att det ibland krävs en större arbetsinsats av den anställde under en viss tid av året. Det finns dock lagstadgade begränsningar för hur mycket övertid en anställd får arbeta, se ovan under Arbetstid.
Övertidsersättningen brukar ofta vara ett procentuellt tillägg av den ordinarie lönen, exempelvis kan en övertidstimme vara värd 150% eller 200% av en ordinarie arbetstimme. Ett annat alternativ är en fast ersättning utöver den ordinarie timlönen.
Det kan även avtalas om att övertidsersättningen ska vara högre i det fall den utförs på obekväm arbetstid. Övertidsersättningen kan även tas ut i kompensationsledighet, se nedan.
Företaget och den anställde kan komma överens om att det inte ska utgå någon kompensation för övertid. Vanligt är då att den anställde får en högre ingångslön och extra semesterdagar.
Ersättning för obekväm arbetstid (OB-tillägg)
Obekväm arbetstid innebär att den ordinarie arbetstiden helt eller delvis är schemalagd på kvällar eller helger. För att en anställd ska ha rätt till detta tillägg krävs det att det är avtalat om i det gällande kollektivavtalet. Kallas med ett annat ord även förskjuten arbetstid. Till skillnad från övertid sker alltså obekväm arbetstid inom ramen för den ordinarie arbetstiden medan övertid är den tid som den anställde arbetar utöver den ordinarie arbetstiden.
Oftast ökar ersättningen successivt efter vissa klockslag. Vanligt är att ett tillägg utbetalas mellan 18-24 och att ersättningen sedan höjs efter kl 24. Arbete på helger och vissa storhelger brukar ofta ge en ännu högre ersättning.
Ersättning för obekväm arbetstid kan antingen vara kontant ersättning eller kompensationsledighet, se nedan.
Kompensationsledighet
Ofta görs ersättningarna i form av lön. En annan ersättning är att istället erbjuda kompensationsledighet. Detta blir ofta tillämpligt då den anställda arbetar övertid eller på obekväm arbetstid. En övertidstimme brukar då som regel kompenseras med mer än en timme ledighet. Ofta sätts ett högsta tak på hur många timmar en anställd kan spara ihop för att undvika att den anställde samlar på sig en allt för lång sammanhängande ledighet.
När den anställde sedan utnyttjar sin kompensation görs ett motsvarande avdrag på kompsaldot med det antal timmar den anställde tar ut i ledighet eller kontant ersättning.
Det är vanligt att den anställde kan välja att antingen ta ut sin kompensationstid som betald kompensationsledighet eller som lön. Om den anställde väljer att ta ut kompensationstiden i lön ska det på detta belopp betalas arbetsgivaravgifter och även dras preliminärskatt. Vid utnyttjandet av kompensationen får en anställd med månadslön sin vanliga lön, en timanställd får sin timlön och en anställd med rörlig lön får ut en medeltimförtjänst som beräknas på ett visst antal månader tillbaka.
Avsättningen av kompensationstid räknas som arbetstid och semesterlönegrundande arbetstid, däremot gör inte uttaget av kompensationstid det. Om uttaget av kompensationstiden istället görs i pengar beräknas det dock som semesterlönegrundande lön.
Jourtid
Jourtid innebär att den anställde befinner sig på arbetsplatsen i väntan på att utföra arbete om det skulle uppstå ett behov. Jourtiden ingår inte i den ordinarie arbetstiden. Betalningen kallas jourersättning och regleras i kollektivavtal. Jourtid tas normalt endast ut om det är absolut nödvändigt.
Arbetsgivaren ska föra anteckningar för den som har jourtid. Den anställde ska få information om jourtiden i god tid innan den är schemalagd. Företaget bör även vara noggrann med att sprida ut jourtiden fördelat mellan de anställda.
Den anställde ska få ersättning för jourtiden och ersättningen är ofta jämförlig med som ges för övertidsersättning.
Beredskap
Ett alternativ till jour är att den anställde befinner sig på annan plats än arbetsplatsen men fortfarande är beredd att rycka ut ifall det skulle uppstå ett behov från arbetsgivaren.
Restidsersättning
Restid är den tid det tar för den anställde att resa från den ordinarie arbetsplatsen till platsen där arbetet ska utföras. Vanligtvis ersätts inte den anställde för denna tid, men för de personer som bara sällan gör tjänsteresor kan det finnas rätt till ersättning enligt kollektivavtalet. Restidsersättning betalas endast för tjänsteresor utanför ordinarie arbetstid. För att veta om just du har rätt till ersättning för restid rekommenderar vi därför att du kollar i ditt kollektivavtal.